Weg 3: Module, die direkt in Unternehmenssoftware (ERP)  integriert sind

• Vorteil: Schnell, bedienerfreundlich, automatisiert. Da die Zollabwicklung voll in die ERP-Lösung integriert ist, werden die Zolldaten automatisch in das Formular eingefügt.
• Nachteil: Es fallen Kosten für die Integration respektive die Anpassung und eine Kurzschulung an. Die Datenpflege im ERP-System ist aufwändiger als in der Drittanbieter-Software, da in allen relevanten Stammdaten (Artikeln, Kunden, Mandanten) die notwendigen Zolldaten korrekt eingepflegt werden müssen.
• Geeignet für: Unternehmen mit dynamischem Kunden- und Produktstamm sowie vielen und regelmäßigen Transaktionen (10 bis 15 Transaktionen pro Woche). Auch wenn Zollaufträge in einen Workflow integriert werden sollen, ist diese Lösung vorzuziehen.

Natürlich bieten verschiedene ERP-Anbieter – wie auch Step Ahead – ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Zollabwicklung direkt aus ihrer Unternehmenssoftware heraus zu erledigen. Der Vorteil besteht darin, dass die Zolldaten wie Zolltarifnummern automatisch in das Formular aus der Systemdatenbank einfließen. Diese Zolldaten müssen dafür allerdings im Vorfeld korrekt produktbezogen hinterlegt werden, was einen gewissen Aufwand erfordert.

Die ERP-Anbieter entwickeln dieses Zoll-Addon entweder selbst und müssen es von der Zollbehörde zertifizieren lassen. Oder die ERP-Hersteller arbeiten mit einem Anbieter einer bereits zertifiziertenLösung zusammen und binden dessen Software in die eigene Lösung ein. Damit ist sichergestellt, dass sowohl die Datenverarbeitung per Edifact als auch die Übertragung reibungslos ablaufen. In beiden Fällen wird das fertig ausgefüllte Formular über einen zertifizierten Provider an die Zollbehörde weitergeleitet.

Eignung: Die Einbindung der Zollabwicklungsfunktion in das bestehende ERP-System ist dann sinnvoll, wenn viele verschiedene Artikel exportiert werden, die Kunden sich oft ändern und regelmäßig viele Transaktionen anfallen. Ab 10 bis 15 Transaktionen pro Woche ist die integrierte Lösung eine Überlegung wert.

Auch wenn Zollaufträge sehr schnell abgewickelt werden müssen und der Prozess in einen internen Auftrags- und Lieferworkflow integriert werden soll, ist diese Lösung zu empfehlen. Dann lohnt sich der Aufwand, die Zollbasisdaten in das ERP-System einzupflegen, damit die Formulare für die Zollabwicklung automatisiert und damit schneller bearbeitet werden können.

Angebot der Step Ahead AG

Step Ahead bietet Ihnen als Erweiterung zur "Z-ATLAS"-Software der MHP Sofware GmbH eine Integration der Zollabwicklung in Steps Business Solution an:

• Die Exportabwicklung des Zolls ist damit in Ihren Auftrags- und Lieferprozess integriert.
• Via Schnittstelle werden die relevanten Zolldaten an die ATLAS-Software übermittelt, wo sie zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen.
• Ähnlich der in Weg 2 beschriebenen Variante unterstützen den Anwender auch hier eine Reihe praktischer Funktionen, etwa die Ampelfunktion oder das automatische Updaten bei jedem Neustart der Anwendung.

Bei Interesse stehen Ihnen die Experten der Step Ahead AG gerne für Ihre Fragen zur Verfügung.

Zertifizierung für Schnittstellen
Die Übermittlung der Daten erfolgt – falls Sie Ihre Daten nicht direkt über die Zoll-Website schicken – immer über eine zertifizierte Clearing-Stelle, die dafür gerade steht, dass Ihre Daten korrekt, sicher und unverändert beim Zoll ankommen. Um als Softwarehersteller im Bereich ATLAS zertifiziert zu werden, sind strenge Auflagen seitens des Herstellers zu erfüllen. Das zu zertifizierende Produkt muss nicht nur den vorgegebenen Kommunikationsweg bedienen, sondern auch der vom Zoll vorgeschriebenen Archivierungsfrist und dem gesetzlich vorgesehenen Archivierungsverfahren entsprechen.

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